Внутриофисная борьба с кризисом

Прогнозы о развитии кризиса сильно отличаются. Пока компании рассчитывали на быстрое разрешение проблем, оптимальным выходом было временное урезание фонда оплаты труда. Сегодня, в ожидании более длительных сложностей, это мероприятие не может оставаться единственным. Необходимо рассматривать дополнительные статьи расходов и при этом большое внимание уделять оптимизации деятельности персонала в целом.

Антикризисные пространства

Сегодня большинство компаний перешли на антикризисный режим работы. Урезаются все возможны статьи расходов, в частности премии и зарплата. Сотрудники, напротив, получают дополнительную нагрузку. Единственный мотив - переждать трудные времена и не попасть под сокращение. В таких непростых условиях выживают лишь сами стрессоустойчивие "бойцы".

Как кардинальные мэры сегодня часть компаний полностью пересматривают методы своей работы. Меняется при этом не только объем заданий, но и в целом способы организации труда.

Оптимизация работы персонала сегодня – ключевой элемент антикризисных программ компаний. Ведь недостаточно перераспределить функции, необходимо обеспечить возможности для того, чтобы сотрудник смог справиться с новым набором заданий. Сегодня многие руководители приходят к выводу, что что не такой имеет ранее большого спроса вариант организации офисного пространства, как open space, может стать отличным решениям в данной ситуации.

Оптимизация офиса

По оценке экспертов компании "Астарта престиж", которая ведет производителя систем перегородок, в последнее время клиенты все чаще используют открытое пространство для организации рабочих мест сотрудников. "Сегодня – это экономический способ планирования офисного пространства, поскольку позволяет не тратить средство на сводку стен и более рационально размещать персонал, - считает Михаил Ермаков, директор по качеству компании "Астарта престиж". – Параллельно с этим в open space руководитель может более четко контролировать и координировать работу персонала".

Процесс управления сегодня усложняется тем, что внешняя ситуация не стабильна. Поэтому на первое место выходит необходимость поддержки информированности как сотрудников - о состоянии дел компании, так и руководителей - об изменениях в работе, в частности с контрагентами. По мнению Наталии Пидгирной, дизайнера компании "J-style" (организация офисного пространства), в данный момент фирмы переставляют акценты. Удобством и уютом офиса отдают преимущество над оперативности в работе. "Сегодня многие меняют систему, которая сложилась, и рассаживают сотрудников в open space, считая, что общее пространство благотворно влияет на коммуникации в коллективе, сотрудники всегда открыты к дискуссии, - объясняет она. - Если раньше по любому вопросу приходилось звонить или идти в другой кабинет, теперь достаточно обернуться на стуле". Таким образом, кроме облегчения процесса передачи информации, в открытом пространстве сокращается время на выполнение некоторых операций. "У данного приема планирования немало преимуществ, особенно с точки зрения руководителей, - добавляет архитектор Ольга Ануфриева. – Отсутствие пределов позволяет делать обстановку офиса мобильной и менять компоновку мест в зависимости от необходимости".

Но, справедливости совета, нужно отметить, что дан способ, широко используемый в иностранных офисах, до сих пор трудно приживался в российских компаниях. Даже когда сотрудникам предлагали переехать из старого и тесного помещения в просторный светлый офис, многие оставались неудовлетворенными. "Конечно, любые изменения у людей вызывают опасение и переживание, - продолжает Ольга Ануфриева. - Возможно, кроме этого российскому человеку трудно привыкнуть к постоянному контролю". Сегодня ситуация поменялась, риск потерять роботу принуждает сотрудников забыть о своем недовольстве.

Условия эффективной работы

Однако некоторые недостатки данного решения офисного пространства могут негативно повлиять на результаты труда работников. "Существуют и полностью объективные причины, по которых сотрудники не спешат в open space: шум, а также одновременное присутствие большого количества людей", - объясняет Ольга Ануфриева.

По мнению архитектора-дизайнера Максима Никитина, желания некоторых руководителей отечественных компаний сэкономить порой излишне. "Часто в одном помещении рассаживают большое число сотрудников, - рассказывает эксперт. – При этом забывая о нормативах, которые предусматривают определенное количество площади на работника. Кроме того, принимая решение о применении данного метода планирования, не учитываются особенности деятельности специалистов, которые там будут работать".

Как замечает эксперт, категорически неприемлемый размещать в open space сотрудников, чья деятельность связана с творческой и аналитической работой. "А вот для операторов call-центра, например, это полностью соответствующий вариант, – считает Максим Никитин. - Их функции связаны с выполнением определенного алгоритма конкретных заданий, соседство с коллегами вряд ли будет служить препятствием. И, напротив, поможет в случае, если будет необходима консультация более опытного сотрудника. Кроме того, открытые рабочие пространства позволяют поддержать в коллективе командное настроение. Особенно это важно в таких подразделах, как отделы продаж, маркетинга, и так далее Сотрудник, попадая в атмосферу, где "кипит" деятельность, сам заражается энергетикой и с энтузиазмом включается в работу".

Однако для того, чтобы помещение стало комфортным, необходимо позаботиться о его оснастке. Когда на общей площади одновременно работает большая команда, то шум, который сопровождает этому, может стать серьезной причиной снижения эффективности труда. "В одном из проектов сначала владелец компании хотел испытать пространство open space без каких-либо разграничений, - рассказывает Максим Никитин, - но буквально через несколько дней после начала работы коллектива ему начали поступать жалобы от сотрудников, которые не могли приспособиться к тому фону, который сопровождал рабочий процесс. В итоге пришлось дополнять обстановку мобильными перегородками, звукопоглощающими свойствами, которые владеют".

По словам директора по качеству компании "Астарта престиж", существует несколько вариантов организации рабочих мест. "С помощью экранов, которые крепятся на рабочий стол, выстраивается визуальное препятствие между людьми, - объясняет Михаил Ермаков. - А мобильные перегородки помогают сформировать уже личную рабочую зону. Безусловно, в открытом пространстве добиться звукоизоляции для каждого сотрудника невозможно. Однако если не выставлять препятствия для шума в помещении, то он будет распространяться и отражаться от всех поверхностей. Перегородки, даже если они высотой лишь 1,4 метра, позволяют сделать работу комфортнее, поскольку они частично поглощают звук". Если рассматривать как пример иностранные офисы с открытым планированием, то необходимо отметить, что при их разработке большое внимание уделяется вопросам шумопоглощения. Для этого применяются акустические потолки, а также специализированы виды стенных панелей.

Если разместить всех сотрудников в открытом пространстве нет возможности, то много компаний используют комбинированный вариант планирования. По словам архитектора Людмилы Гайдаленок, подразделам, для сотрудников которых работа в open space неприемлемая, выделяют отдельные помещения. "Для того, чтобы офис опять не превратился в галерею коридоров, используют нестандартные способы зонирования пространства, - объясняет она. - Благодаря тому, что большинство площадей сегодня сдаются в аренду с открытым планированием, архитектор может сам "раскроить" помещение, не останавливаясь на прямоугольной форме кабинета. Особенно удобно в данном случае использовать системы офисных перегородок. Заказчики часто отдают преимущество им еще и потому, что производители предлагают не только глухие варианты с наполнением из гипсокартона, но и комбинированные, и цельностеклянные конструкции. Нужно отметить, что в последнем случае даже в размежеванном пространстве удается сохранить визуальный контакт между всеми сотрудниками коллектива".

Сегодня приоритеты компаний поменялись, и проблема содержания персонала стала неактуальной. Однако прежде чем требовать от работников мобилизации усилий для борьбы с кризисом, следует обеспечить оптимальные условия работы. Это не позволяет снижать планку качества обработки офисных помещений. Даже в условиях оптимизации расходов нельзя сбрасывать из счетов необходимость прорабатывать вопрос рабочего комфорта.

Светлана Топав,

эксперт компании "Астарта престиж"